Kokeilimme StrategiForm-menetelmää Vantaan kaupunkistrategiaan 2026–2029.
Lähtöaineistona oli 40-sivuinen strategia, joka sisältää vision ja arvot, kolme tärkeää päämäärää, kaksikymmentä strategista ja taloudellista tavoitetta, laajan mittariston, strategisia ohjelmia sekä ratikkakaupungin kaltaisia suuria kehittämiskokonaisuuksia.
Tavoitteena ei ollut kirjoittaa strategiaa uudelleen eikä arvioida vain sitä, kuinka hyvältä strategiadokumentti näyttää.
Kysymys oli käytännöllisempi: millaisen strategisen järjestelmän sisältö muodostaa — ja auttaako tämä järjestelmä tekemään valintoja, ohjaamaan toteutusta ja muuttamaan toimintaa?
Siihen StrategiForm etsii vastauksen.
Vantaan kaupunkistrategia valittiin esimerkkianalyysin aineistoksi, koska se on julkinen, tuore ja laajuudeltaan tarkoituksenmukainen kokonaisuus. Valmis 40-sivuinen julkaisu sisältää riittävästi käsitteellistä, rakenteellista, kielellistä, visuaalista ja toiminnallista aineistoa kaikkien viiden muodon tason arviointiin.
Vantaan kaupungin strategiatiivistelmän voi ladata täältä
Vantaan kaupunkistrategia 2026–2029 tarjoaa StrategiFormille kiinnostavan ja vaativan esimerkin. Strategialla on selkeä visio, kolme tärkeää päämäärää, tavoitteita ja mittareita, vakaan ja kestävän talouden kokonaisuus, strateginen ratikkakaupunki, henkilöstön menestystekijöitä sekä kuusi strategista muutosohjelmaa. Kaupungin omassa strategiakuvauksessa strategian tehtäväksi määritellään päätöksenteon, talouden suunnittelun ja kehittämisen ohjaaminen. Vantaa
Tällainen kokonaisuus herättää Formin kannalta olennaisen kysymyksen. Strategiassa voi olla paljon oikeita asioita, mutta missä muodossa ihmiset pystyvät näkemään niiden merkityksen, suhteet ja painotukset niin, että strategiaa voidaan myös käyttää?
StrategiForm tarkastelee strategian muotoa viidellä tasolla: käsitteellisesti, rakenteellisesti, kielellisesti, visuaalisesti ja toiminnallisesti. Kohteena on strategia itse. Dokumentit, ohjelmat, kuvat, mittarit ja muut aineistot kertovat siitä, millaisen muodon strategia on saanut eri tilanteissa.
Vantaan tapauksessa analyysin keskeinen löydös on samalla myönteinen ja kriittinen. Strateginen merkitys säilyy aineistossa varsin hyvin, mutta sen kokoaminen käyttöön vaatii käyttäjältä paljon tulkintatyötä. Strategian suuret elementit ovat olemassa, ohjelmien rajaukset ovat pitkälle mietittyjä ja toteutuksen rakenteita on runsaasti. Vaikeampi tehtävä on nähdä yhdellä kertaa, miten hyvä elämä, vetovoima, tasapainoinen kasvu, talous, ratikkakaupunki ja eri ohjelmissa tapahtuva muutos muodostavat saman strategian.
Tästä muodostui Form-analyysin keskeinen kysymys: Miten Vantaan strategia pitäisi muotoilla niin, että sen monimutkaisuus säilyy mutta kokonaisuus tulee helpommaksi ymmärtää, käyttää ja johtaa?
StrategiForm ei aloita arvioimalla värejä, kuvituksia, taittoa tai sivumäärää. Ensin tarvitaan riittävän vakaa käsitys siitä, mitä muodon pitäisi säilyttää.
Vantaan strategian perusrakenne antaa tähän hyvän lähtökohdan. Kolme päämäärää – Hyvän elämän Vantaa, Vetovoimainen Vantaa ja Tasapainoisen kasvun Vantaa – muodostavat strategian näkyvän ytimen. Vakaa ja kestävä talous määrittää kokonaisuuden toteuttamisen ehtoja. Ratikkakaupunki on nimetty strategiseksi hankkeeksi. Henkilöstö, tietopohjaisuus ja verkostot tukevat onnistumista, ja strategiaa viedään eteenpäin kuuden kaupunkitasoisen muutosohjelman, toimeenpanosuunnitelmien, talousarvion vuositavoitteiden ja tuloskorttien kautta.
Aineiston perusteella kolme päämäärää eivät myöskään ole toisistaan irrallisia. Strategia sanoo suoraan, että ne vaikuttavat toisiinsa ja voivat toteutua vain yhdessä.
Tämä muodostaa Form-analyysin työskentelypohjan. Muodon pitäisi auttaa käyttäjää näkemään ainakin neljä asiaa: mitä strategiassa tavoitellaan, miten päämäärät liittyvät toisiinsa, millä ehdoilla niitä tavoitellaan ja millä rakenteilla niiden toteutumista viedään eteenpäin.
Jos myöhempi esitys, kuva tai käyttömuoto hukkaa nämä suhteet, strateginen merkitys alkaa ohentua. Jos suhteet säilyvät mutta käyttäjän on vaikea hahmottaa niitä, kyse on enemmän käytön kitkasta kuin varsinaisesta merkityksen katoamisesta.
Juuri tämä erottelu osoittautui Vantaan tapauksessa tärkeäksi.
Vantaan strategiassa on paljon käsitteellisesti vahvaa sisältöä. Hyvä elämä, vetovoima, tasapainoinen kasvu, ratikkakaupunki, vakaa talous, kotoutuminen, turvallisuus, elinvoima, työllisyys, luontopositiivisuus ja systeeminen toimintatapa muodostavat yhdessä laajan mutta perustellun strategisen sanaston.
Laajuus itsessään ei ole Form-ongelma. Suuren kaupungin strategia joutuu käsittelemään useita keskenään riippuvaisia kysymyksiä. Olennaisempaa on, pystyykö käyttäjä erottamaan, mitä tehtävää kukin käsite strategiassa palvelee.
Kaupunkistrategian koontinäkymässä tämä työnjako näkyy jo osittain. Kolme päämäärää on erotettu toisistaan, ratikkakaupunki nimetään strategiseksi hankkeeksi, vakaa ja kestävä talous sijoitetaan onnistumisen yhteyteen ja henkilöstö, tietopohjaisuus sekä verkostot menestystekijöiksi. Tämä on tärkeä vahvuus: strategia ei käsittele kaikkea samanlaisena sisältönä.
Kun strategia laajenee ohjelmiin, käsitteellinen maailma kuitenkin monipuolistuu voimakkaasti. Elinvoiman yhteydessä strateginen muutos jäsentyy työllisyyden, investointien ja kaupunkikokemuksen ympärille. Taloudessa käytetään kolmea muutosvipua: tuottavuutta ja vaikuttavuutta, omaisuuden ja resurssien hallintaa sekä tulojen kasvua. Ympäristötyössä kokonaisuus jakautuu vähähiilisyyteen ja kiertotalouteen, luontopositiivisuuteen, ilmastokestävyyteen ja ympäristömyönteisyyteen.
Jokainen näistä jäsennyksistä toimii omassa asiayhteydessään. Formin kannalta kiinnostava kysymys syntyy niiden yhteiskäytössä. Käyttäjän pitäisi pystyä ymmärtämään, miten esimerkiksi “aktiivinen elinvoiman rakentaminen”, “tulojen kasvattaminen” ja “luontopositiivinen kaupunki” asettuvat suhteessa strategian kolmeen päämäärään ja toisiinsa.
Käsitteellisellä tasolla Vantaan strategia tarvitsee siis ennen kaikkea yhteisen työnjaon näkyväksi tekemistä. Päämäärä, strateginen valinta, toteuttamisen ehto, kyvykkyys, muutosohjelma, tavoite, mekanismi ja mittari eivät saisi sulautua käyttäjän mielessä yhdeksi “kaikki strategiassa tärkeä” -kategoriaksi.
Tästä seuraa ensimmäinen Form-vaatimus: Strategian eri käsitteille pitää näkyä niiden tehtävä, eikä vain niiden nimi.
Vantaan strategiassa on varsin selkeä pystysuuntainen rakenne. Kaupunkistrategia antaa vision, arvot, päämäärät ja keskeiset onnistumisen edellytykset. Strategiset ohjelmat täsmentävät muutosta yksittäisillä aihealueilla. Toimintasuunnitelmat vievät asioita lyhyemmälle aikavälille ja tarkemmalle tekemisen tasolle. Kaupunkistrategia itse kuvaa tämän asiakirjahierarkian.
Tämä on rakenteellisesti vahvaa. Strategian ei tarvitse yrittää sisältää kaikkea yhdellä tasolla, vaan eri tarkkuusasteille on omat tehtävänsä.
Form-analyysi nostaa kuitenkin näkyviin toisen rakenteellisen suunnan: sivuttaiset suhteet.
Ohjelmat ovat vahvasti riippuvaisia toisistaan. Elinvoiman ja työllisyyden kokonaisuus tunnistaa yhteydet kaikkiin muihin muutosohjelmiin ja edellyttää tavoitteiden sekä toimenpiteiden yhteensovittamista.
Talouden kokonaisuus määrittelee itsensä muiden ohjelmien perustaksi, mutta samalla erityisesti tulojen kasvattaminen riippuu muiden ohjelmien onnistumisesta. Ympäristötyössä kestävän liikkumisen, investointien, tilojen käytön, lähiluonnon, elinvoiman, turvallisuuden ja hyvinvoinnin yhteydet tehdään niin ikään näkyviksi.
Nämä yhteydet löytyvät aineistosta, mutta pääosin selittävästä tekstistä. Kokonaisuudesta puuttuu vastaava rakenteellinen näkymä, joka näyttäisi ohjelmien väliset suhteet samalla selkeydellä kuin yksittäinen ohjelma näyttää oman sisäisen rakenteensa.
Tässä syntyy yksi Vantaa-casen vahvimmista Form-löydöksistä: strategian pystysuuntainen rakenne on vahvempi kuin sen poikittainen rakenne.
Käyttäjän on suhteellisen helppo seurata polkua strategiasta tiettyyn ohjelmaan ja ohjelman sisällä sen tavoitteisiin. Vaativampaa on tarkastella esimerkiksi ratikkakaupunkia yhtä aikaa elinvoiman, talouden, ympäristön, asumisen, palveluiden ja aluekehityksen näkökulmista.
Juuri tällaiset poikittaiset kysymykset ovat kuitenkin strategisen käytön kannalta usein kaikkein tärkeimpiä. Suurimmat päätökset eivät pysy yhden ohjelman sisällä.
Vantaan kaupunkistrategiassa on jo erittäin kiinnostava yritys ratkaista kokonaisuuden hahmottamista. Strategian seitsemännellä sivulla kolme päämäärää, ratikkakaupunki, vakaa ja kestävä talous sekä menestystekijät tuodaan samaan näkymään.
Tämä on tärkeä vastaevidenssi ajatukselle, että strategian kokonaisrakenne olisi kokonaan piilossa. Se ei ole. Keskeiset osat on jo koottu samaan paikkaan.
Form-analyysin kannalta koontisivun kiinnostavin kysymys kuuluu kuitenkin: mitä käyttäjä pystyy päättelemään osien suhteista?
Näkymä kertoo hyvin, mitä kaikkea strategiaan kuuluu. Se kertoo vähemmän siitä, miten eri elementit vaikuttavat toisiinsa. Kolme päämäärää näkyvät samalla tasolla, talous omana onnistumisen kokonaisuutenaan, ratikka strategisena hankkeena ja menestystekijät alhaalla. Käyttäjän tehtäväksi jää muodostaa varsinainen toimintalogiikka.
Esimerkiksi talouden ja kolmen päämäärän suhde käy tekstissä paljon vahvemmin ilmi kuin koontikuvassa: strategia toteaa, että päämäärät voidaan toteuttaa vain vahvan talouden kautta. Samoin päämäärien keskinäinen riippuvuus ilmaistaan vahvasti henkilöstö- ja menestystekijäosassa mutta ei koontinäkymän rakenteessa.
Tästä seuraa Formin kannalta tärkeä periaate. Hyvä strategiakuva ei vain kokoa oikeita asioita samalle pinnalle. Sen pitäisi näyttää myös niiden strategiset roolit ja olennaiset suhteet.
Vantaan koontisivu tarjoaa tähän erittäin hyvän lähtöpisteen. Se tarvitsee ennemmin suhteiden syventämistä kuin sisällön lisäämistä.
Vantaan strategiassa on useita kielellisesti vahvoja elementtejä. “Tulevaisuus asuu Vantaalla” toimii visiona muistettavasti. Kolmen päämäärän nimet ovat lyhyitä ja erottuvia. Niitä tukevat selittävät lauseet, joissa hyvä elämä liitetään kotikaupunkiin, vetovoima uudistumiseen ja yritysten sekä ihmisten houkutteluun ja tasapainoinen kasvu taloudelliseen, ekologiseen, sosiaaliseen ja kulttuuriseen kestävyyteen.
Kun aineistossa siirrytään ohjelmiin, kieli tarkentuu voimakkaasti. Puhutaan esimerkiksi aktiivisesta elinvoiman rakentamisesta, työnantajalähtöisestä työnvälityksestä, investointien ennakoivasta ohjaamisesta, tilaportfolion omistajuudesta, luonnon heikentymättömyydestä, ekologisesta kompensaatiosta ja luontoarvohehtaareista. Nämä käsitteet ovat tarkoituksenmukaisia niissä käyttöympäristöissä, joissa strategia muuttuu konkreettisemmaksi toiminnaksi.
Haaste syntyy tasojen välisestä käännöksestä.
Kun strategian yleiskielinen “tasapainoinen kasvu” muuttuu ohjelmissa esimerkiksi luontoarvohehtaareiksi, investointitason ohjaukseksi, työllisyysasteeksi tai alueellisen eriytymisen mittariksi, yhteys on perusteltavissa mutta ei aina välittömästi hahmotettavissa. Samalla ohjelmissa syntyy omia vahvoja käsitteitä, jotka voivat alkaa ohjata käyttäjän ajattelua enemmän kuin strategian yhteinen sanasto.
Formin tehtävä ei ole yksinkertaistaa kaikkea samalle kielen tasolle. Johto, ympäristöasiantuntija, taloussuunnittelija ja esihenkilö tarvitsevat väistämättä eri tarkkuutta.
Sen sijaan tarvitaan yhteinen kielellinen silta, joka näyttää, miten yksityiskohtainen ohjelmakieli liittyy strategian peruskäsitteisiin.
Vantaa voisi hyötyä esimerkiksi muutamasta yhteisestä lauseesta, joiden kautta strategia kulkee eri tasoille:
Tällaiset sanoitukset olisivat strategian yhteistä kieltä. Ne eivät korvaisi ohjelmien täsmällistä terminologiaa, vaan auttaisivat pitämään sen kiinni yhteisessä strategisessa merkityksessä.
Yksi Vantaan aineiston kiinnostavista piirteistä on kielen konkretisoituminen sitä mukaa, kun siirrytään tavoitteista mittareihin ja ohjelmien muutoksen kuvauksiin.
Vetovoima muuttuu esimerkiksi yritysten määräksi, investoinneiksi, työpaikoiksi, maankäytön tuloksi ja kaupunkikokemukseksi. Tasapainoinen kasvu tarkentuu työllisyyden, koulutustason, kotoutumisen, segregaation, päästöjen ja luontoarvojen kautta. Talouden tasapaino muuttuu vuosikatteeksi, velaksi, investointitasoksi, omaisuuden käytöksi ja tulojen kasvuksi.
Tämä on seurannan näkökulmasta vahvuus. Strategialla on paljon kohtia, joissa kunnianhimo on muutettu mitattavaksi.
Formin näkökulmasta syntyy kuitenkin väliin kiinnostava aukko. Päämäärä on helppo muistaa ja mittari on täsmällinen, mutta käyttäjän pitäisi ymmärtää myös miksi juuri tämä mittari, mekanismi tai ohjelma toteuttaa kyseistä strategista ajatusta.
Tässä strategisen käyttömuodon tehtävä tulee näkyväksi. Sen pitäisi yhdistää päämäärän merkitys konkreettiseen tekemiseen ilman, että käyttäjän täytyy rakentaa koko päättelyketju itse.
Toisin sanoen Vantaa ei ensisijaisesti tarvitse lisää strategiasanoja. Se tarvitsee muutamaan kriittiseen kohtaan paremmat merkityssillat.
Vantaan strategiajulkaisun visuaalinen järjestelmä on tunnistettava ja vahvasti jäsennelty. Kolmella päämäärällä on omat osionsa ja värimaailmansa. Talous ja henkilöstön menestystekijät erottuvat omiksi kokonaisuuksikseen, ja strategian eri tasoja rytmitetään kuvituksella, taulukoilla ja koontinäkymillä.
Ohjelma-aineistossa sama perusajatus jatkuu. Eri ohjelmat käyttävät omia muutosalueitaan kuvaavia kaavioita. Elinvoimaa koskevassa ohjelmassa kolme muutosaluetta – työllisyys, investoinnit ja kaupunkikokemus – on koottu yhteen näkymään. Ympäristöohjelman kaavio kokoaa neljä muutoksen osa-aluetta ja niiden tarkemmat tavoitteet. Talouden kokonaisuus rakentuu kolmen vipuvarren ympärille.
Visuaalinen muoto toimii siis hyvin paikallisen kokonaisuuden jäsentäjänä. Ohjelman sisällä käyttäjä näkee, mitä kyseinen ohjelma yrittää saada aikaan.
Strategian kokonaisuuden kohdalla vastaava visuaalinen tehtävä on vielä vaikeampi. Käyttäjälle ei riitä enää tieto siitä, mitkä ovat ympäristöohjelman neljä osa-aluetta tai talousohjelman kolme vipua. Hänen pitäisi nähdä myös, missä ne liittyvät elinvoimaan, hyvään elämään, ratikkakaupunkiin ja toisiinsa.
Nykyinen visuaalinen järjestelmä erottelee strategian osia tehokkaammin kuin yhdistää niitä.
Tämä ei tarkoita, että visuaalinen muoto olisi epäonnistunut. Sen nykyinen tehtävä on pitkälti auttaa lukemaan ja navigoimaan laajaa aineistoa. Seuraava käyttötarve on toisenlainen: strategian poikittaisten suhteiden näkeminen.
Sitä varten tarvitaan erilainen kuva.
Formin viides ulottuvuus kysyy, antaako strategian muoto ihmisille edellytykset käyttää strategiaa.
Vantaan aineisto on tässä suhteessa selvästi pidemmällä kuin strategiajulkaisu yksin antaisi ymmärtää. Strategialla on määritelty toteutuksen asiakirjarakenne, kuusi muutosohjelmaa, vuosittaiset tavoitteet, tuloskortit ja arvioinnit. Elinvoiman kokonaisuudessa dataa kootaan yhteiselle tietoalustalle ja koontinäytöille. Ympäristötyössä käytössä on Ympäristövahti, jolla toimenpiteet vastuutetaan ja niiden etenemistä seurataan.
Tämä kertoo siitä, että strategian muoto on jo osittain siirtynyt raportista työkaluihin ja johtamisen rakenteisiin.
Samalla käyttötarkoitusten määrä on suuri. Strategian pitäisi toimia ainakin päätöksenteossa, ohjelmien johtamisessa, talousarviossa, seurannassa, esihenkilötyössä, henkilöstön yhteisenä suuntana, viestinnässä, kumppaneiden kanssa ja julkisena kuvauksena kaupungin tulevaisuudesta.
Yksi strategiajulkaisu ei voi palvella kaikkia näitä tilanteita samalla syvyydellä.
Formin kannalta tästä seuraa tärkeä johtopäätös: Vantaan strategia tarvitsee yhden täydellisen käyttömuodon sijasta johdonmukaisen käyttömuotojen järjestelmän.
Järjestelmän pitäisi pitää strateginen merkitys samana mutta sallia erilainen tarkkuus ja näkökulma käyttötarkoituksen mukaan.
StrategiForm tarkastelee muotoa myös kysymällä, mitä strategiselle merkitykselle tapahtuu eri ilmentymissä. Vantaan aineiston perusteella tulos on varsin vahva, mutta eri osa-alueilla on eroa.
Kolme päämäärää, talouden merkitys, kasvun kestävyys ja strategian keskeiset temaattiset alueet välittyvät kaupunkistrategiasta ohjelmiin varsin johdonmukaisesti. Ohjelmat myös nimeävät yhteytensä kaupunkistrategian tavoitteisiin. Elinvoiman ohjelma esimerkiksi kytkee oman työnsä hyvään elämään, vetovoimaan ja tasapainoiseen kasvuun. Ympäristöohjelma puolestaan tunnistaa yhteydet kaikkien kolmen päämäärän tavoitteisiin. Vantaan
Tässä ei ole näyttöä laajasta strategisen merkityksen katoamisesta.
Aineisto kertoo toistuvasti, että asiat ovat riippuvaisia toisistaan. Strategian kolme päämäärää voivat toteutua vain yhdessä. Elinvoima kytkeytyy muihin ohjelmiin. Talous riippuu niiden onnistumisesta. Ympäristö tuottaa samanaikaisesti hyvinvointi-, turvallisuus- ja elinvoimahyötyjä.
Nämä suhteet ovat siis sisällöllisesti olemassa. Muodossa ne jäävät usein tekstissä kuvattaviksi sen sijaan, että yhteinen rakenne tekisi ne nopeasti nähtäviksi.
Suurin Form-kysymys koskee juuri suhteiden näkyvyyttä.
Strategia, ohjelmat, suunnitelmat, vuosittaiset tavoitteet ja mittarit muodostavat tunnistettavan etenemisjärjestyksen. Tämä auttaa ymmärtämään, miten ylätason strategiaa täsmennetään.
Ohjelmat kuvaavat omat tehtävänsä ja myös suhteensa muihin ohjelmiin. Esimerkiksi elinvoimaa koskevassa aineistossa todetaan, ettei ohjelma sisällä kaikkea toimialojen perustyötä vaan pyrkii muuttamaan tapaa, jolla kaupunki toimii. Tämä on Formin kannalta vahva rajaus.
Jokainen ohjelma antaa luonnollisesti oman aiheensa näkökulmasta suuremman painon tietyille asioille. Tämä on tarkoituksenmukaista. Ympäristöohjelman pitää puhua ympäristöstä ja talousohjelman taloudesta.
Riski syntyy silloin, jos käyttäjä kohtaa strategian pääasiassa yhden ohjelman kautta. Paikallinen näkymä voi vähitellen alkaa tuntua koko strategialta.
Siksi koko järjestelmä tarvitsee yhteisen viitepisteen, johon eri ohjelmien omat painotukset voidaan palauttaa.
Tämä on analyysin kannalta tärkeä erottelu.
Aineistosta ei löydy vahvaa perustetta väittää, että Vantaan strategian olennainen merkitys olisi laajasti kadonnut tai vääristynyt strategian eri muodoissa. Päinvastoin päämäärät, yhteydet ja strategiset tavoitteet välittyvät ohjelmiin varsin järjestelmällisesti.
Haaste liittyy enemmän siihen, kuinka paljon työtä käyttäjän pitää tehdä ymmärtääkseen kokonaisuuden.
Käyttäjän pitää liikkua strategian, ohjelmien, mittarien ja erilaisten jäsennysten välillä. Hänen pitää muistaa kolmen päämäärän yhteinen logiikka ja samalla ymmärtää talouden, ratikkakaupungin, ohjelmien ja menestystekijöiden erilaiset roolit. Poikkileikkaavassa päätöksessä hänen pitää pystyä yhdistämään esimerkiksi elinvoima-, talous- ja ympäristönäkökulmat, joiden keskinäisiä suhteita aineisto kyllä kuvaa, mutta jotka eivät vielä muodosta yhtä helposti käytettävää näkymää.
Tätä voi kutsua muotokitkaksi.
Strateginen merkitys on löydettävissä, mutta sen käyttäminen maksaa tulkintatyötä.
Tämä diagnoosi on paljon tarkempi kuin toteamus siitä, että strategia olisi “liian pitkä” tai “vaikeasti hahmotettava”. Pituus ei itsessään ole ongelma. Vantaa tarvitsee laajaa strategista aineistoa. Ongelmana on se, jos jokaisen käyttäjän täytyy itse rakentaa laajan aineiston poikittainen logiikka.
Kun Form menee oiretta syvemmälle, Vantaa-casessa alkaa näkyä neljä juurisyytä.
Ensimmäinen on strategian aito monimutkaisuus. Kaupungin strategia sisältää useita samanaikaisia päämääriä ja riippuvuuksia, eikä niitä voi yksinkertaistaa rajattomasti menettämättä merkitystä.
Toinen on strategian monitasoinen hallintarakenne. Strategia, periaatteet, ohjelmat, suunnitelmat, talousarvio, tuloskortit ja muut käyttömuodot palvelevat eri tarkoituksia. Tämä on hallinnollisesti perusteltua mutta kasvattaa käyttäjän tarvetta ymmärtää tasojen välisiä suhteita.
Kolmas on ohjelmien tarkoituksellinen paikallinen logiikka. Jokainen muutosohjelma tarvitsee oman jäsennyksensä. Taloutta ei kannata väkisin muotoilla samalla tavalla kuin ympäristöä tai työllisyyttä. Se johtaisi keinotekoiseen yhdenmukaisuuteen.
Neljäs juurisyy on näitä yhdistävän poikittaisen käyttökerroksen puute. Julkisessa aineistossa ei näy yhtä yhteistä rakennetta, jonka kautta käyttäjä pystyisi nopeasti tarkastelemaan eri ohjelmien riippuvuuksia, yhteisiä päätöksiä ja strategisia jännitteitä.
Tästä seuraa olennainen suunnitteluperiaate:
Vantaan seuraavan muodon ei pitäisi yhdenmukaistaa kaikkea. Sen pitäisi yhdistää erilaiset muodot yhteiseen strategiseen kielioppiin.
Vantaa-casen kiinnostavin Form-löydös voidaan nyt kuvata aiempaa tarkemmin.
Strategialla on ylätaso, jolla visio, arvot ja kolme päämäärää voidaan hahmottaa nopeasti. Toisessa päässä on runsaasti syvää aineistoa: ohjelmia, mittareita, tavoitteita, toimintamalleja ja seurantaa.
Näiden väliin tarvitaan strateginen käyttöarkkitehtuuri.
Sen tehtävänä olisi pitää sama strateginen merkitys mukana eri syvyyksillä.
Ensimmäinen taso näyttäisi strategian kokonaisuuden nopeasti: kolme päämäärää, niiden keskinäisen riippuvuuden, talouden roolin, ratikkakaupungin strategisen aseman sekä ohjelmien ja menestystekijöiden tehtävät.
Se vastaisi kysymykseen: Mikä tämän strategian kokonaislogiikka on?
Toinen taso näyttäisi päämäärien, strategisten valintojen, talouden, ohjelmien ja tärkeimpien riippuvuuksien väliset suhteet.
Se voisi tehdä näkyväksi esimerkiksi sen, miten elinvoima vaikuttaa veropohjaan, miten ympäristöratkaisut vaikuttavat vetovoimaan ja talouteen tai miten ratikkakaupunki yhdistää maankäyttöä, asumista, työpaikkoja, investointeja ja kestävää liikkumista.
Se vastaisi kysymykseen: Miten strategian osat vaikuttavat toisiinsa?
Kolmas taso toisi saman strategisen logiikan tiettyihin tilanteisiin. Johtoryhmä voisi tarvita päätösnäkymän, ohjelmaomistaja riippuvuuskartan, esihenkilö keskustelupohjan, henkilöstö ymmärrettävän kokonaiskuvan ja kumppani oman yhteistyön kannalta olennaisen version.
Ne vastaisivat kysymykseen: Mitä tämä strategia tarkoittaa juuri tässä tilanteessa?
Näin strategiasta ei syntyisi useita rinnakkaisia versioita. Syntyisi useita tarkoituksenmukaisia näkymiä samaan strategiaan.
Form-analyysin perusteella tavoitemuodolle voidaan asettaa viisi selkeää vaatimusta.
Muodon pitää erottaa päämäärät, strategiset valinnat, ehdot, kyvykkyydet, ohjelmat ja mittarit toisistaan. Käyttäjän pitäisi pystyä ymmärtämään nopeasti, mitä tehtävää kukin osa strategiassa palvelee.
Muodon pitää näyttää sekä pystysuuntainen eteneminen strategiasta ohjelmiin että ohjelmien väliset poikittaiset riippuvuudet. Erityistä huomiota tarvitsevat kohdat, joissa sama päätös vaikuttaa useaan päämäärään ja ohjelmaan.
Tarvitaan yhteinen sanasto ja muutama vahva välitason sanoitus, jotka yhdistävät strategian päämäärät ohjelmien tarkempaan kieleen. Strategian pitäisi olla mahdollista selittää ilman 40 sivun aineistoa mutta myös ilman, että se kutistuu kolmeksi otsikoksi.
Tarvitaan kuvia, jotka näyttävät suhteita eivätkä ainoastaan luettele elementtejä. Strategian pääkuvan tehtävä olisi näyttää kokonaislogiikka, kun taas ohjelmakohtaiset kuvat voivat edelleen näyttää paikallisen muutoksen.
Muotojen pitää palvella nimettyjä käyttötilanteita. Päätöksentekoon tarvitaan eri näkymä kuin henkilöstöviestintään, mutta niiden pitäisi palautua samaan strategiseen perusrakenteeseen.
Näiden vaatimusten tarkoituksena on vähentää tulkintatyötä niin, että strategian merkitys samalla säilyy.
Jos Form-analyysin pohjalta siirryttäisiin strategian uuden käyttömuodon suunnitteluun, briiffi voisi kuulua näin:
Tehtävä: rakentaa Vantaan strategialle yhtenäinen käyttöarkkitehtuuri, jonka kautta sama strateginen logiikka voidaan hahmottaa eri syvyyksillä ja tuoda eri käyttötilanteisiin.
Säilytettävää: kolme päämäärää, niiden keskinäinen riippuvuus, vakaan talouden vahva rooli, ratikkakaupungin strateginen asema, systeemisen toimintatavan ajatus sekä ohjelmien oma tarkoituksenmukainen sisältö.
Selkeytettävää: eri elementtien roolit, ohjelmien keskinäiset riippuvuudet, päämäärien ja ohjelmien suhde sekä se, missä kohdissa sama strateginen kysymys kulkee usean ohjelman läpi.
Vältettävää: kaiken strategiasisällön pakkaaminen yhteen kuvaan, keinotekoinen ohjelmien yhdenmukaistaminen, uuden rinnakkaisen strategiasanaston synnyttäminen ja yksittäisen käyttömuodon tekeminen koko strategian korvikkeeksi.
Rakennettavaa: yhteinen perusnäkymä, syventävä strateginen kartta sekä valitut käyttötilannekohtaiset näkymät.
Tällainen briiffi jättäisi vielä avoimeksi sen, toteutetaanko ratkaisu esimerkiksi verkkonäkymänä, deckinä, johtamisen työkaluna, onepagerina tai useamman käyttömuodon järjestelmänä. Formaatti valittaisiin vasta käyttötarpeen perusteella.
StrategiForm päättyy muodon vaatimuksiin ja toteutuksen briiffiin. Varsinaiset käyttömuodot voidaan rakentaa sen jälkeen.
Vantaan tapauksessa mahdollisia toteutuksia olisi useita.
Strateginen perusnäkymä voisi näyttää yhdellä sivulla kolme päämäärää, niiden välisen yhteyden, talouden roolin, ratikkakaupungin sekä ohjelmien ja menestystekijöiden tehtävät.
Ohjelmien riippuvuuskartta voisi tehdä näkyväksi, missä elinvoima, talous, ympäristö, kotoutuminen, turvallisuus ja aluekehitys tarvitsevat toisiaan.
Johtoryhmän strategianäkymä voisi tuoda samaan kokonaisuuteen päämäärät, strategiset jännitteet ja ne päätökset, joissa useita ohjelmia pitää tarkastella yhdessä.
Esihenkilöpaketti voisi antaa strategian peruslogiikan, ydinsanoitukset, keskustelukysymykset ja esimerkkejä siitä, miten strategiaa tulkitaan tiimin työssä.
Henkilöstön strategiaversio voisi rakentaa yhteisen kertomuksen siitä, mitä Vantaa yrittää saada aikaan ja miten työntekijän oma työ liittyy kokonaisuuteen.
Intranetin strategiaetusivu voisi toimia porttina eri syvyystasoihin: ensin yhteinen perusnäkymä, sen jälkeen ohjelmat, tavoitteet, työkalut ja seuranta.
Päätöksenteon strategianäkymä voisi tehdä näkyväksi, mihin strategian osiin valmisteltava päätös liittyy ja mitkä keskinäisriippuvuudet pitäisi huomioida.
Näistä mikään ei seuraa automaattisesti analyysistä. Formin hyöty on siinä, että ennen toteuttamista tiedetään, minkä ongelman uuden muodon pitää ratkaista.
Vantaan strategian muotoa voisi tarkastella pintapuolisesti ja päätyä arvostelemaan sivumäärää, kuvien määrää, tekstin tiheyttä tai koontisivun informaatiosisältöä. Standalone Form -analyysi vie huomion syvemmälle.
Aineiston perusteella Vantaan strateginen merkitys säilyy eri tasoilla melko vahvasti. Ohjelmat kytkeytyvät strategiaan, niiden rajauksia kuvataan ja strategisia tavoitteita täsmennetään mittareiksi ja toimintamalleiksi. Muodon päähaaste ei siksi ole laaja sisällöllinen vääristymä.
Keskeinen kysymys on strategisen kokonaisuuden käytettävyys.
Strategialla on paljon hyviä paikallisia muotoja. Kaupunkistrategia toimii yleisenä suunnanantajana. Ohjelmat jäsentävät muutosta omilla alueillaan. Mittarit tukevat seurantaa ja osa digitaalisista välineistä jo vastuuttaa sekä seuraa tekemistä.
Puuttuva osa sijaitsee niiden välissä: yhteinen strateginen käyttökerros, jonka avulla organisaatio voi tarkastella samaa strategiaa yli dokumentti-, ohjelma- ja toimialarajojen.
Tämä on paljon täsmällisempi diagnoosi kuin “strategia on liian monimutkainen”.
Monimutkaisuus kuuluu Vantaan strategiseen todellisuuteen. Muodon tehtävä on tehdä siitä hallittavaa.
Ensimmäinen hyöty olisi yhteisempi tulkinta. Kun strategian roolit ja suhteet näkyvät samalla tavalla eri käyttömuodoissa, johto, ohjelmat, esihenkilöt ja henkilöstö joutuvat vähemmän rakentamaan omaa versiota strategiasta.
Toinen hyöty olisi parempi priorisointi. Strategian käyttö ei jäisi tavoitteiden muistamiseen, vaan se auttaisi näkemään, mitä tapahtuu, kun päätös vahvistaa yhtä tavoitetta ja vaikeuttaa toista.
Kolmas hyöty olisi nopeampi käyttö. Strategian ymmärtäminen ei aina edellyttäisi laajan aineiston läpikäymistä. Käyttäjä voisi valita tilanteeseensa sopivan syvyyden ilman, että strategian yhteinen merkitys katoaa.
Neljäs hyöty olisi johdonmukaisempi viestintä. Strategiatarina, onepager, henkilöstödeck, verkkosivu ja ohjelmamateriaali voisivat olla keskenään erilaisia mutta silti välittää saman strategisen logiikan.
Viides hyöty olisi parempi muutettavuus. Kun strategian yhteinen perusrakenne ja käyttömuodot erotetaan toisistaan, yksittäistä ohjelmaa, mittaria tai materiaalia voidaan päivittää ilman että koko strategian esitysjärjestelmä täytyy rakentaa uudelleen.
Kuudes hyöty näkyisi toteutuksessa. Form ei ratkaise strategian toteutumista, mutta hyvä muoto helpottaa sitä ratkaisevasti: ihmiset pystyvät näkemään, mitä strategia tarkoittaa, mihin oma työ liittyy ja millaisissa tilanteissa strategiaa pitäisi käyttää.
Vantaa-case näyttää, miksi strategian muoto menee paljon ulkoasua syvemmälle.
Analyysissä muodostettiin ensin riittävä käsitys strategisesta merkityksestä, joka muodon pitäisi säilyttää. Sen jälkeen tarkasteltiin strategian ja sitä täsmentävien aineistojen käsitteellistä, rakenteellista, kielellistä, visuaalista ja toiminnallista muotoa.
Analyysi testasi myös, säilyvätkö olennaiset elementit, suhteet, järjestys, rajat ja painotukset strategian eri käyttömuodoissa. Tuloksena ei löytynyt vahvaa näyttöä siitä, että strateginen merkitys olisi laajasti kadonnut. Sen sijaan tunnistettiin merkittävä määrä muotokitkaa: strategian kokonaislogiikka on löydettävissä, mutta sen kokoaminen päätöksenteon ja muun käytön tueksi vaatii käyttäjältä paljon työtä.
Juurisyy löytyy strategian aidosta monimutkaisuudesta, useista tarkoituksenmukaisista käyttö- ja ohjaustasoista sekä siitä, että ohjelmien välisiä suhteita ei vielä esitetä yhtä vahvasti kuin ohjelmien sisäisiä rakenteita.
Tämän perusteella Vantaan strategian keskeiseksi muotoilutarpeeksi nousi strateginen käyttöarkkitehtuuri, jossa olisi nopeasti hahmotettava perusnäkymä, suhteita avaava syventävä taso sekä eri käyttötilanteisiin tarkoitetut näkymät.
Ajatus voidaan tiivistää näin: Vantaan strategia ei tarvitse vähemmän merkitystä. Se tarvitsee muodon, jossa sen merkitykset, roolit ja suhteet voidaan nähdä eri tilanteissa ilman, että käyttäjä rakentaa kokonaisuuden joka kerta uudelleen.
StrategiFormin tehtävä on selvittää juuri tämä: millaisen muodon strategia tarvitsee voidakseen tulla yhteisesti ymmärretyksi ja käytetyksi samalla kun sen olennainen strateginen merkitys säilyy.
Vantaa-case perustuu Vantaan julkiseen strategia-aineistoon ja on StrategiForm-menetelmän dokumenttipohjainen demonstraatio. Vantaan kaupunki ei ole analyysin tilaaja eikä ole osallistunut analyysin tekemiseen tai hyväksynyt siinä esitettyjä tulkintoja tai muotoiluehdotuksia.
Esittelen mielelläni tämän tai jonkin muun case-esimerkin tarkemmin sekä näytän, millaiseen evidenssiin arvio perustuu.